Wat is de toegevoegde waarde van buiten vergaderen?

Veel Nederlanders springen niet gelijk een gat in de lucht wanneer ze worden uitgenodigd voor een vergadering. Alweer naar een scherm staren in een muffe tl-verlichte ruimte. Terwijl dat natuurlijk niet zo hoeft te zijn. Met een originele locatie verandert u de hele dynamiek en daarmee ook de uitkomsten van bijvoorbeeld een brainstorm, teamoverleg of strategisch overleg. Buiten vergaderen is daar bijzonder geschikt voor. Lees hier de belangrijkste redenen waarom:

Informele setting goed voor teamspirit

Tijdens een dagje in het bos, op de hei of in de duinen draagt u andere kleding dan normaal op kantoor. U voelt de wind waaien, de zon op het gezicht, ziet vogels overvliegen en een rustgevend uitzicht met groen.

Het zorgt ervoor dat u eerder ontspant, net zoals uw collega’s dat zullen doen. Een ontspannen vergadersetting draagt bij aan een productieve uitkomst. Goed voor wie zich bijvoorbeeld langere tijd wil concentreren op een belangrijke strategische overweging. Tegelijkertijd leert u uw collega’s in de pauzes op een informele manier beter kennen.

Buiten vergaderen hoeft trouwens niet op uren rijden van uw werk te zijn (niet iedereen staat graag om 6 uur op). Ook een vergaderlocatie Amsterdam kan bijvoorbeeld al vlak bij de natuur zijn.

Even niet op schermen kijken

Hoeveel uur per dag brengt u door achter uw laptop of smartphone? Waarschijnlijk meer dan u zou willen. Toch lijkt het op de werkvloer noodzakelijk om altijd connected te zijn.

Misschien dat u op de Veluwe of op Vlieland even zonder verbinding zit, maar ook de meeste buiten vergaderlocaties hebben tegenwoordig snel internet. Toch grijpt u te midden van de natuur minder snel naar uw telefoon. Dat is niet alleen goed voor een korte digitale detox, ook zult u merken dat collega’s minder snel zijn afgeleid en u beter samen kunt nadenken over mogelijke oplossingen voor vergadervraagstukken.

Wandelen boost de creativiteit

Volgens TED-spreker Nilofer Merchant is zitten het roken van deze tijd.

Eventueel filmpje invoegen:

Ze stelt daarom een alternatief voor. Waarom niet wandelend vergaderen? Zo’n 30-60 minuten wandelen per dag verhoogt de aanmaak van het geluksstofje dopamine, bovendien komen er tijdens een wandeling sneller creatieve ideeën naar boven.

Voor u zich aan lange buitenwandelingen waagt, is het wel slim om te controleren of dit voor alle collega’s even prettig is. Door (verborgen) fysieke beperkingen is wellicht niet iedereen hiertoe in staat.

Houd rekening met het Hollandse weer

Buiten zijn is fijn, maar het hoeft geen survivaltocht te worden. Juist de afwisseling tussen buiten en binnen maakt het interessant.

Bovendien is er het Hollandse weer: geen peil op te trekken.

Een slimme zet is om bijvoorbeeld een vergaderlocatie Amersfoort (Utrechtse Heuvelrug) of een vergaderlocatie in Arnhem (dicht bij de Veluwe) uit te kiezen dicht bij de natuur. U kunt dan het beste van beide werelden meepakken. Bijvoorbeeld ‘s ochtends een wandeling met het team en ‘s middags knopen doorhakken in een werkgerichte omgeving.

Zoek een unieke locatie uit

Er zijn enorm veel plekken om buiten te vergaderen in Nederland. Settle daarom niet zomaar voor de eerste de beste vergaderlocatie.

Zomaar wat ideeën voor bijzondere plaatsen om buiten te vergaderen:

• Houd een vergadering in een dierentuin.
• Ga met het teamoverleg naar een boerderij.
• Zoek een huisje of hotel in het bos.
• Blijft dicht bij huis, maar ga naar een stadspark.
• Vergader onderweg op een schip.
• Heb een meeting op een landgoed.
• Verzamel in een landelijk gelegen klooster.
• Ga ondergronds in de Limburgse grotten.
• Ontmoet elkaar op aan het water (strand, eiland, meer, rivier).