Is er een checklist voor het plannen van een evenement?

Voor elk evenement met meer dan tien gasten heeft u in principe een checklist nodig. Anders is de kans groot dat u het overzicht verliest en belangrijke details vergeet. Wat er op die checklist moet komen te staan, hangt natuurlijk helemaal af van het type event en de schaal. In dit artikel zijn we uitgegaan van een grootschalig programma met veel bezoekers, sprekers, acts en pers. Hier staat op waar u in ieder geval aan moet denken. Neem voor uw eigen event over wat relevant is:

Wie, waarom, waar & wanneer?

Idealiter begint u ruim op tijd (6-8 maanden) met de essentiële vragen:

• Waarom organiseren we dit event?
• Wat willen we ermee bereiken?
• Voor wie organiseren we dit event?

Onlosmakelijk daarmee verbonden is het budget:

• Hoeveel wil ik uitgeven aan sprekers/acts?
• Hoeveel wil ik uitgeven aan catering?
• Hoeveel wil ik uitgeven aan de locatie?
• Hoeveel wil ik uitgeven aan apparatuur?
• Hoeveel wil ik uitgeven aan een eventplanner/ondersteuning?
• Enz.

Tijd om de poppetjes neer te zetten:

• Wie is de eindverantwoordelijke?
• Wie is voor welk subonderdeel verantwoordelijk?

Vervolgens wilt u dit al regelen:

• Nodig de eerste sprekers/acts uit en bevestig deze.
• Vind de eerste sponsoren en bevestig deze.
• Maak een publiciteitsplan.
• Maak een masterplan (met behulp van deze checklist).
• Maak een concept-draaiboek voor de dag zelf.

ERG BELANGRIJK: Regel een locatie

Zonder een goede locatie kunt u helemaal niets met uw evenement. Zorg er dus voor dat u ruim van tevoren alle opties hebt bekeken (wilt u een evenementenlocatie in Amsterdam of juist een feestzaal in Utrecht of misschien toch gewoon een vergaderlocatie ergens anders in Nederland?).

Publiciteitsplan & locatieplan

U weet nu wanneer, waar en met wie het programma plaatsvindt. Het is 3-4 maanden van tevoren, maar er is nog genoeg te regelen:

• Open de online registratie via een webshop.
• Controleer of u nog volgens budget werkt, pas evt. zaken aan.

Op de locatie zelf:

• Ga na of alle verzekeringen en vergunningen zijn geregeld.
• Controleer met de locatiemanager of er een veiligheidsplan is.
• Leg de catering en het precieze menu vast.
• Leg vast waar bezoekers zich gaan registreren.
• Controleer of alle A/V benodigdheden er zijn.
• Maak een plan voor bewegwijzering op het event.
• Maak een plan voor parkeermogelijkheden.

Inhoudelijk over het programma:

• Maak een bio voor alle acts/sprekers.
• Teken contracten indien nodig.
• Leg vast wat de acts/sprekers precies gaan doen.
• Maak een conceptprogramma.

Aangaande publiciteit:

• Bepaal uw eigen online strategie.
• Maak een Facebook-evenementpagina aan.
• Maak een contentkalender, wanneer publiceert u welk stuk.
• Maak posters, uitnodigingen, tickets.
• Stel een lijst samen van interessante media.
• Registreer bij relevante uitagenda’s.

Laatste details vastleggen

Een maand of twee van tevoren wilt u dat alles zoveel mogelijk vast ligt:

• Leg reis en verblijf van sprekers/acts definitief vast.
• Vraag een kopie van evt. speeches of presentaties op.
• U hebt alle VIP’s zoals sponsors voor uw event geïdentificeerd.

De publiciteit gaat natuurlijk gewoon door:

• Houd een persconferentie over uw evenement.
• Stuur persberichten uit over keynote sprekers of acts.

Draaiboek & documenten klaar

Het is inmiddels een week van tevoren en de spanning begint te stijgen.

Tijd om alles nog één keer na te lopen:

• Maak de laatste versie van het draaiboek.
• Maak een kopie van alle belangrijke documenten.
• Controleer de gastenlijst en evt. bijbehorende naambordjes.
• Houd een generale repetitie met briefing op de locatie zelf! (bijvoorbeeld een feestlocatie in Amsterdam)

Een dag van tevoren doet u een allerlaatste check:

• Zijn alle logistieke materialen aanwezig?
• Zijn alle promotiematerialen aanwezig?
• Is alle bewegwijzering aanwezig?

De dag erna is het zover. Voor het evenement zelf heeft u een draaiboek.

Communicatie na evenement

Dit gedeelte wordt nog té vaak over het hoofd gezien, maar uw evenement is niet klaar na de dag zelf. Zorg na afloop voor:

• Een bedankje voor vrijwilligers, sprekers, media, sponsoren, en natuurlijk deelnemers.
• In uw contentkalender staan artikelen die worden geplaatst.
• Stuur een (eenvoudige!) enquête uit naar de deelnemers.
• Houd een uitgebreide interne evaluatie.
• Houd evt. een externe evaluatie (bijvoorbeeld met de belangrijkste leveranciers en de locatiemanager).