Welke hulp kan een Professionele Congresorganisator u bieden?

Weinig organisaties hebben de capaciteit om iemand fulltime vrij te maken voor congresplanning. Het wordt dan vaak iets dat medewerkers erbij moeten doen. De een regelt het congrescentrum Den Haag, de ander schrijft een internationale spreker aan en weer een ander doet de bezoekersregistratie. Houdt u zo het overzicht? Worden de minder leuke klusjes ook allemaal gedaan? Zo niet, dan kunt u overwegen om een congresbureau in te schakelen. Dit zijn de voordelen:

Een congresbureau zorgt voor minder stress

Waarom wilt u eigenlijk een congres organiseren?

Bent u geïnteresseerd in de laatste inzichten van experts in uw vakgebied? Gaat u graag het gesprek aan met bezoekers uit uw branche? Wilt u een product of dienst onder de aandacht brengen?

Of klungelt u graag met een USB-stick, weigerende beamer en een op het laatste moment aangepaste powerpointpresentatie?

Een professioneel evenementenbureau zorgt ervoor dat u zich op de inhoudelijke planning (geeft energie) kunt richten, terwijl zij de organisatorische zaken (kost vaak energie) voor hun rekening nemen.

Kritische vragen helpen u bij de begroting

Is een congresbureau een kostenpost of een investering?

Dat hangt onder andere af van uw eigen ervaring (als onervaren congresorganisator heeft u meer baat bij professionele hulp), maar ook met het kritisch vermogen van de eventplanner.

Een ervaren evenementenorganisator zal niet bang zijn om kritische vragen te stellen over uw doelstellingen, begroting en congreslocaties:

• Waarom kiest u voor een bepaalde locatie? Misschien denkt u uit gewoonte aan een congreslocatie Utrecht, terwijl de parkeergelegenheden bij een congrescentrum in Ede beter zijn en u bovendien op kosten bespaart.
• Is het realistisch om voor een bepaald bedrag een congres te organiseren? Hoeveel bezoekers heeft u nodig om grote sprekers in uw vakgebied uit te nodigen? Op welke data heeft u de meeste kans op succes en hoelang van tevoren moet u beginnen?

Uw congres is van hogere kwaliteit

The devil is in the details luidt het bekende spreekwoord. Dat gaat absoluut op voor het organiseren van een congres.

Hoe goed de spreker ook is, het eerder genoemde geklungel met een powerpointpresentatie, of iemand die in de verkeerde zaal staat, laat toch een negatieve indruk achter bij uw bezoekers.

Een professioneel congresbureau heeft alles wat er mis kan gaan al een keer meegemaakt en weet daardoor tot in detail hoe u een succesvol evenement kunt organiseren. Denk aan:

• Een realistische planning, begroting, risicoanalyse en draaiboek.
  (Met voldoende flexibiliteit mocht er toch wat misgaan)
• Professionele communicatie met bezoekers.
  (Geen omkijk meer naar ticketverkoop en vragen over parkeren)
• Gastenopvang tijdens het congres.
  (Uw bezoekers weten altijd waar ze moeten zijn)
• Aansturing van catering en techniek.
  (Geen vastlopende presentaties meer, op tijd geserveerde hapjes)
• Evaluatie van het congres.
  (Hoe ging het in vergelijking met andere congressen?)

Een creatieve insteek die past bij uw doelgroep

Nederland is een congresland bij uitstek en er worden dan ook veel evenementen georganiseerd. Dat betekent ook dat u veel concurrentie heeft: zomaar een zaaltje met sprekers voldoet vaak niet meer.

Een goede congresorganisator zal u helpen bij het vinden van een bijzondere congreslocatie en een creatieve opzet die past bij uw doelgroep.

Zij weten wat wél en niet werkt en hoe u de juiste balans vindt tussen leuke extra’s en inhoudelijke verdieping. Populaire vormen zijn onder andere: een talkshow, spelshow, lagerhuis, superbrainstorm, speeddates of een app waarmee bezoekers elkaar ontmoeten.

Tijd voor uw gasten

In een congres gaat veel voorbereiding zitten. Maar uiteindelijk draait het allemaal om de dag(en) zelf. Op dat moment wilt u de vruchten plukken van al uw harde werk. Een congresorganisator zorgt voor alle praktische zaken, u heeft de handen vrij om interessante sprekers te ontmoeten, te netwerken met gasten of inhoudelijk wat op te steken.