Vele manieren van vergaderen !
Wat is vergaderen? Lang bij elkaar zitten en praten over actuele onderwerpen? Discussies voeren en meningen uitwisselen? Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit.
Vergaderingen kunnen echter zinvol en leuk zijn: snel, leerzaam en met goede eindresultaten. Alle deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Om dat te bereiken heb je een goede voorzitter nodig. Je kunt vergaderen met verschillende doelen. Afhankelijk van het doel heeft een vergadering een ideale vorm en een bepaald soort voorzitter. De verschillende vergadervormen kom je vaak tegen in één vergadering.
Brainstormvergadering
Bij een brainstorm staat het nadenken over en zoeken naar allerlei verschillende oplossingen voor een bepaald probleem centraal. De voorzitter zorgt er voor dat iedereen aan bod komt. Beslissingen worden meestal niet direct genomen.
Voorbeeld: de parkeergarage van een warenhuis moet wegens groot onderhoud tijdelijk worden gesloten. Het management komt bijeen om te overleggen: hoe gaat de directie om met de tijdelijke sluiting? Kan het warenhuis haar klanten extra service bieden door bijvoorbeeld een gratis bezorgdienst of het betalen van de kosten voor de parkeermeter? Verschillende deelnemers komen met creatieve ideeën.
Instructievergadering
Bij deze vorm worden de bedoelingen uitgelegd en de taken verdeeld. Bij deze vergadervorm speelt de voorzitter een nadrukkelijke rol.
Voorbeeld: Het zorgteam van teamleider Joke is verantwoordelijk voor de organisatie van de open dag in het verzorgingstehuis. Op de dag voorafgaand aan de open dag worden alle taken nog eens kort doorgenomen. Wat doet de bewakingsdienst, wat doet de receptie? Wie zorgt voor de contacten met de cateraar? En wie is verantwoordelijk voor noodmaatregelen bij calamiteiten? De dagvoorzitter moet het overleg strak leiden, want er is geen tijd meer voor lange discussies. De besluiten zijn al genomen.
Informatieve vergadering
Hier staat staat het uitwisselen van informatie centraal. Hierbij is het van belang dat iedereen informatie kan geven en krijgen. Er is ruimte voor presentaties en het stellen van vragen. De voorzitter moet dit alles in goede banen leiden.
Voorbeeld: maandelijks woont James Stewart, hoofd klantenservice bij kabelmaatschappij MultiConnect de management-meeting bij. Net als alle afdelingsmanagers rapporteert hij over de geplande en reeds uitgevoerde acties van zijn afdeling. Hij geeft andere managers informatie over hoe de laatste reclamecampagne bij consumenten is gevallen en hoeveel mensen er geklaagd hebben. James hoort van de marketing manager welke verbeteringen er worden doorgevoerd in de nieuwe campagne.
Besluitvormende vergadering
Deze vorm kun je gebruiken wanneer je je doelen hebt vastgesteld en je de voortgang van taken wil nagaan. Meestal wisselen de deelnemers in beperkte mate informatie en standpunten uit. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. De voorzitter moet een dergelijke vergadering strak leiden.
Reageer