Uit welke vaste onderdelen bestaat een vergadering?
Een paar vaste elementen zorgen voor structuur of houvast tijdens een vergadering:
- Vooraf weet iedereen wanneer en waar de vergadering plaatsvindt.
- Deelnemers worden uitgenodigd.
- Deelnemers krijgen een agenda en bijbehorende informatie.
- Vooraf is duidelijk wie notulen maakt en wie de vergadering voorzit.
Welke spelregels zijn er?
Als deelnemer aan een vergadering dien je je te houden aan een aantal spelregels:
- Je bent op tijd aanwezig.
- Je laat anderen uitpraten.
- Je aanvaardt de rol van de voorzitter.
- Je formuleert kort en bondig.
- Je beperkt je tot het agendapunt wat dan aan de orde is.
- Je luistert goed naar anderen.
- Je doet na de vergadering wat je belooft.
- Je accepteert genomen besluiten.
Hoe word je een ervaren vergadertijger?
"Vergadertijgers" zijn mensen die erg veel vergaderen. Het is de vraag of zij nog aan andere taken toekomen. In veel bedrijven en instellingen hangt het succes van een vergadering af van de voorzitter. Is deze ervaren en beschikt deze over voldoende overwicht? Maar ook als deelnemer kun je een goed verloop van een vergadering bevorderen. Als deelnemer aan een vergadering behoor je te beschikken over goede communicatieve vaardigheden. Verder kun je je voornemen om je werkweek zo in te plannen, dat je niet meer dan één dag per week beschikbaar stelt voor vergaderingen. Sommige wekelijkse vergaderingen zijn ooit ingesteld vanwege een reële behoefte aan overleg, maar hebben hun nut verloren. Het ter discussie stellen van de zin van sommige vergaderingen kan heel effectief zijn: vergaderen is een middel om tot beslissingen te komen, maar het is geen doel op zich. Tot slot kun je jezelf en je teamgenoten laten trainen in vergadertechnieken.
Voor veel mensen is effectief vergaderen een lastige opdracht. Zeker wanneer ze de rol van notulist of voorzitter innemen. Er is een groot aanbod van cursussen - iedereen moet leren vergaderen!
Hoe toon je bij een sollicitatie aan dat je goed kunt vergaderen?
Stel, je ziet in de krant een vacature staan voor beleidsmedewerker. Als beleidsmedewerker ben je een echte vergadertijger. Daarbij word van je verwacht dat je tijdens een vergadering je mening geeft en anderen daartoe ook de ruimte biedt. Zo komt er een dialoog tot stand.
In je vrije tijd ben je vrijwilliger bij Amnesty International. Samen met andere vrijwilligers zorg je er voor dat binnen de Nederlandse afdeling voldoende informatie is over de toestand van de mensenrechten in Mexico. Eens in de zes weken vergader je met elkaar. Je levert een actieve bijdrage door je up-to-date dossierkennis. Als voorzitter zie je erop toe dat elke vergadering plaatsvindt binnen de afgesproken tijd.
Dit verwerk je kort in je sollicitatiebrief. Tijdens je sollicitatiegesprek kun je dit nader toelichten.
Reageer