Effectief vergaderen vraagt om alerte deelnemers met een constant energieniveau gedurende een intensieve dag. Er zijn factoren die het succes van een
vergadering sterk beïnvloeden en je kunt meer rendement uit een vergadering halen door deze 3 aspecten te optimaliseren:
- Voeding
- Omgeving
- Een goede flow
Voeding staat parallel aan vitaliteit
Voeding kan heel bepalend zijn voor prestatieniveau van de deelnemers bij een vergadering. Bekend zijn de negatieve gevolgen van een vergader-dieet bestaande uit te veel cafeïne en te veel suiker, resulterend in een verlies aan vitaliteit en concentratie. Hier valt winst te halen. Verzorg je de deelnemers dan behaal je betere resultaten in een vergadering. Door details van de catering slim in te plannen kun je zelf een groot verschil maken voor de deelnemers van een vergadering. Maak een vliegende start dankzij een inloopontbijtje, plan eetmomenten en minimaliseer de consumptie van cafeïne en suiker.
Passende omgeving geeft scherpe focus
Bepaal vooraf het karakter van de vergadering: brainstorm, open overleg, training, workshop, teambuilding, presentatie, langetermijnplanningen. Maak dan je keuze voor de locatie en stem je planning en de gedetailleerde invulling hierop af. Een meeting waarbij inspiratie en outside the box-denken centraal staat vraagt namelijk om een andere omgeving dan een strategische presentatie waarbij een hoog concentratievermogen van de deelnemers wordt gevraagd.
Comfort en bereikbaarheid zijn voorwaarden. Een goedgekozen locatie zorgt voor focus, zonder afleiding. Wie een vergadering organiseert, wil dat de deelnemers het beste uit zichzelf halen. Dat kun jij faciliteren. Door bepaalde aspecten weloverwogen in te zetten, oefen je invloed uit op het verloop en daarmee het succes van de vergadering. Denk daarbij aan: uitnodiging, locatie, tafelopstelling, techniek, service en catering. In onze vorige blogpost staan enige voorbeelden hoe je de juiste toon kunt zetten.
Geef de dag een energieke flow
Ken je die vergaderingen waar geen einde aan lijkt te komen? Wat waarschijnlijk ontbreekt is een goede flow van de dag. Het tempo of het ritme dat de deelnemers door de dag leidt. Vergelijk het met de dirigent van een orkest. Alle muzikanten leveren hun aandeel, maar het is de dirigent die het tempo bepaalt, versnellen, op volle kracht, fortissimo! Met vergaderen werkt het net zo. Te lang in een monotone flow en de deelnemers zakken weg in hun eigen veilige modus.
Het doorbreken van patronen werkt bijzonder verfrissend. Aan jou de taak het programma zo op te stellen dat een maximale energieflow ontstaat. Kijk naar de momenten waarop je uiterste participatie vergt van de deelnemers en plan deze in op de meest gunstige tijden. Wees niet bang om controversieel te zijn. Overweeg de netwerkborrel ’ns midden op de dag te doen – uiteraard met alcoholvrije drankjes – als de deelnemers nog fris zijn en geen haast hebben naar huis te gaan. Een ommetje in de buitenlucht kost niets, beweging en verandering van omgeving doen wonderen. Juist tijdens de informele gesprekken ontstaan de beste ingevingen en worden vertrouwensbanden gesmeed.
Het verrassende element houdt scherp en fris. Dat is de voedingsbodem van nieuwe energie. Precies wat jij wil. En houd die stokjes de hele dag door in handen. Zonder dirigent, geen synergie. Maak een verschil op je volgende vergadering. Door slim te plannen en te verrassen, houd je de deelnemers continu bij de les.
Meer tips
Dit het laatste deel in een 4-delige blogserie over Meer rendement uit off-site vergaderen. In de voorgaande delen gaan wij verder in op de verschillende aspecten die van invloed zijn op het succes van een vergadering.
Wil jij ook meer rendement uit je vergadering halen?
Download onze gratis pdf met tips over De 4 aspecten van een succesvolle vergadering.
Vind je deze tips nuttig, of het je zelf ook een goede tip? Wij horen graag jouw reactie.
Reageer